Erfaringer og betraktninger fra 6 år med Semicolon arbeide blir oppsummert i en digital bok. Vi legger ut kapitlene her fortløpende.

Arild Haraldsen

• Kapittel 1: STATENS IKT-POLITIKK – IDEOLOGI OG PRAKSIS
• Kapittel 2: «STRATEGY BEFORE STRUCTURE»?
• Kapittel 3: ET VEIKART FOR EN NY IKT-STRATEGI?

Prosess for utveksling av informasjon mellom offentlige etater (UDI caset)

Utlendingsdirektoratet (UDI) har i 2011/2012 gjennomført et prosjekt hvor de har gått fra en manuell innhenting av data fra bla. Skatteetaten, til en digital innhenting av samme data.

Dette har medført endringer i arbeidsrutiner hos etatene, nye brukergrensesnitt for saksbehandlere og integrasjon mellom saksbehandlingssystemer på tvers av etater.

I Semicolon prosjektet har vi prøvd å beskrive og dokumentere den prosess UDI har vært igjennom for å få etablert en digital samhandling. Vi har generalisert og trukket på erfaringer og kunnskap fra tidligere prosjekter i vår beskrivelse av “Rutiner for etablering av og endring av elektronisk samhandling”.

Motivasjonen for å lage disse rutinene er at etablering av digital samhandling ofte er mer krevende enn en ofte antar ved oppstart. For å bedre suksessraten for denne type prosjekter ble Semicolon utfordret til å utarbeide tiltak som kan øke suksessraten for slike prosjekter.  For å oppnå digital informasjonsutveksling er det viktig å oppnå enighet mellom de som skal utveksle informasjon på flere nivåer.

I de maler og sjekklister som er utviklet, er det beskrevet en prosess frem til arbeidet med teknisk interoperabilitet. Dette prosjektet har ikke vurdert hvordan en ren teknisk løsning utvikles, eller hvordan kommunikasjonen mellom systemene foregår.

Informasjonsutvekslingsfasen er delt inn i tre forskjellige steg:

1. Analyse
2. Planlegge
3. Implementere

Prosjektet har fokusert på steg 1 og steg 2.

Prosjektet har utviklet forslag til en samhandlingsprosess mellom de organisasjoner som ønsker å utveksle informasjon i sin saksbehandling digitalt med sine samhandlingsaktører. Det er utviklet to avtaler, en intensjonsavtale om samarbeide[1], og en utvekslingsavtale[2].

Prosjektet har også utviklet et sett med sjekklister og maler. Malene skal beskrive informasjon som bør innhentes gjennom prosjektet, målet er at når sjekklisten er gjennomført og malene er fylt ut vil behovene for informasjonsutveksling og samspillet mellom etatene være godt dokumentert. Det vil også foreligge en kontrakt med vedlegg som regulerer og beskriver hvilken informasjon som skal utveksles og hvordan denne utvekslingen skal foregå.

Malene og sjekklistene er bygget på følgende prosess:

1. En enhet ser et forbedringspotensiale i sine egne prosesser ved å motta informasjon fra andre digitalt.
2. Dette forbedringspotensiale og gevinstmulighet etableres i egen organisasjon
   • Det settes av ressurser til å gjennomføre første fase i prosjektet.
3. Egen saksbehandling dokumenteres og beskrives, for hvert beslutningspunkt i saksbehandlingen dokumenteres hvilke informasjon som trengs for å fatte en beslutning, hvilken informasjon trengs fra andre etater som informasjon inn i beslutningen. Reglene for beslutningen skal også beskrives. Målet med å beskrive saksbehandlingskjeden er at alle etater som sitter på informasjon som det er behov for skal være identifisert.
4. Alle etater som kan avgi informasjon inn til saksbehandling kontaktes, med mål om å undertegne en intensjonsavtale.
5. Når intensjonsavtale er undertegnet starter arbeidet med å identifisere hvilket lovverk som regulerer og kan påvirke utvekslingen av informasjon. Hvis nødvendig må det startes en prosess for å endre lover eller forskrifter.
6. Begrepene som ligger til grunn for å beskrive informasjonen som skal utveksles må også defineres og harmoniseres. Det er viktig at både den enhet som skal motta og den enhet som skal avgi informasjon har samme forståelse for hvilken informasjon som skal utveksles.
7. Når juridiske, organisatoriske og semantiske avklaringer er gjennomført, bør dette være tilstrekkelig godt dokumentert til at en endelig samarbeidsavtale kan undertegnes.
8. Hver enkelt enhet må nå utvikle de grensesnitt som er nødvendig for å kunne utveksle den informasjon de har blitt enige om.

Det er mulig å gjennomføre prosjekter for utveksling av informasjon uten å starte hele det apparatet som er beskrevet i UDI caset. Semicolon og DIFI samarbeider nå med å få frem enklere maler og sjekklister for mindre og mer oversiktlige samhandlingsprosjekter.

Sentrale leveranser fra caset er:

• [1] Semicolon Intensjonsavtale v1.0
• [2] Semicolon Avtale om elektronisk utveksling av opplysninger mellom offentlige etater v 1.0
• Semicolon Sjekkliste e-samhandling v1.0
• Semicolon Veiledning e-samhandling v1.0

For mer informasjon kontakt:

• Per Myrseth
• Erlend Øverby
• Thom-Kåre Granli

Rapport om åpne og lenkede data

Offentlig sektor deltar i økende grad i elektronisk samhandling. Dette er samhandling mellom offentlige enheter samt mellom offentlig sektor og borgere og næringsliv. Semantisk teknologi er en nyvinning innen IKT som gjør det mulig å tilby åpne data i nye former og dette gir andre fordeler enn tidligere teknologier. Det viktigste nye momentet i denne teknologien er bruk av formelle modeller av datas betydning. Dette gjør det mulig å slå sammen data fra ulike kilder, gjenfinne, manipulere og visualisere på nye måter.

Semicolon-prosjektet har gjennomført flere piloter for å teste ut semantiske teknologier og for å forstå mer av organisatoriske og juridiske forhold rundt åpne data.

Konkret har prosjektet laget flere tekniske piloter, gjennomført litteraturstudie og diskutert muligheter og resultater med en rekke aktører. Resultatene har ført til samarbeid med andre forskningsprosjekter og inngått som sentralt tema i Semicolon II prosjektet.

Aktiviteten har fått stor oppmerksomhet og resultatene er blitt presentert i en rekke nasjonale og internasjonale fora.

Semicolon har laget en rapport som diskuterer muligheter og utfordringer ved åpne data primært fra offentlig sektor og avsluttes med en punktliste med anbefalinger.

Robert Engels og Per Myrseth: Åpne og lenkede data. En informasjonsinfrastruktur for elektronisk samhandling. Rapport nr. 2011-276, revisjon nr. 1. Det Norske Veritas, februar 2011.

Semicolons metode for tilgjengeliggjøring av lenkede åpne data

Semicolon har gjennom arbeid med Brønnøysundregistrene utviklet en metode for tilgjengeliggjøring av åpne lenkede data.

Metoden er en prosess for å ta master data eller andre datakilder fra dagens isolerte relasjonsdatabaser med tilhørende webtjenester til lett tilgjengelige, lenkede (web) og selv-beskrivende (semantikk) data.

Målet er å vise

• hvordan man kan senke terskelen for bruk av dataene utenfor det formål de er skapt for
• hvordan semantiske standarder sikre riktig tolkning av data ved gjenbruk
• at økt bruk vil øke datakvaliteten på kilden

Semicolons metode bygger på prinsippene bak lenkede data og et samspill med andre teknologier.

Et viktig poeng i metoden er at dataene som lenkes og tilgjengeliggjøres skal være selvbeskrivende og kunne tolkes av mennesker som maskiner, benytte vokabularer som også er oppslagbare og selv returnerer definisjoner. Metadata knyttet til kvalitet på dataene, eierskap til dataene osv. skal også returneres. SERES brukes som repository for begrepsdefinisjoner.

Mer detaljer finner du her.

URI-regime

Et viktig element i metoden er at det fins en mekanisme som viser hvor data er lokalisert. Vi kaller det et regime for URI-er. URI-er er identifikatorer for ting som gjør oss i stand til å snakke om noe. URI-er er den beste garanti for riktig bruk og at både mennesker og maskiner kan benytte en identifikator som er stabil og entydig. Rapporten for URI-regime finner du her.

URI-regimet skal standardiseres av DIFI.

Foredrag om lenkede åpne data

Semicolon har holdt mange foredrag og demonstrasjoner av åpne lenkede data.
Her er noen:

Per Myrseth: Linked open data. Track Informasjonshåndtering, Software 2010, DND, Oslo 9. – 11. februar 2010. *

Dumitru Roman og David Norheim: An Overview of Norwegian Linked Open Data. Applications in Regional Development and Environmentally Friendly Behavior. Akseptert for publisering i The proceedings of The Fourth International Conference on Information, Process, and Knowledge Management (eKNOW 2012), January 30 – February 4, 2012 – Valencia, Spain.

Per Myrseth, Jens Kilde Mjelva, David Norheim, Thom-Kåre Granli. National master data as 5 star Linked Open Data, Presentation
IFIP EGOV 2012. 3-5. September 2012, Kristiansand, Norway.

David Norheim, Computas:Öppna upp företagsdata. Sundsvall 42. Sundsvall, 17. oktober 2012.

Svein Erik Grønmo, Brønnøysundregistrene og David Norheim, Computas: Åpne data, Semicolon II med Demonstrasjon av Enhetsregisteret og Regnskapsregisteret. Nokios 2012, Trondheim, 31. oktober 2012.