Gjennom arbeidet med «Livssyklusprosess for definisjon og vedlikehold av begrepssystemer», SERES og informasjonsforvaltning i etatene, erfarte vi at begrepssystemene ofte blir store, de endres og må være i henhold til strenge regler for å være godt egnet til bruk. Bruk vil både være av personer i en etat som skal kunne forstå et og et begrep eller IT-systemer og portaler for elektronisk innrapportering som eksempelvis Altinn. Både avsender systemer til Altinn, Altinn og etatssystemer som tar imot data fra Altinn benytter begreper og begrepsmodeller.

Skal en kunne si noe om datakvalitet må man ha noe å måle kvalitet i forhold til. Det ble laget et sett av kvalitetsregler som burde gjelde for selve begrepssystemet. Vi etablerte et rammeverk hvor disse kvalitetsregler ble strukturert og delt bl.a. i regler for det enkelte begrep og regler for sammenhenger mellom begreper.

Høsten 2010 forelå det SKD modeller i begrepssystemene OR-etat og SERES. SERES modellene skulle brukes som dokumentasjon på at SERES kunne generere samme type XSD’er (XML modeller) som OR-etat. Utvalget av modeller vi brukte var SERES versjonen av SKD sine Altinn modeller. Semicolon laget en teknisk pilot som sjekket om disse SERES-modellen var i henhold til de nevnte kvalitetsreglene.

Kvalitetsreglene er supplement til regler som er håndhevet gjennom bruk av UML og SERES. Det ble funnet en del brudd på reglene og det ble diskutert om det var reglene som var feil eller om det var modellen som var feil. Vi konkluderte med at reglene med mindre endringer burde gjelde som kvalitetskriterier for begrepssystemer. Dette arbeidet er dokumentert i paperet «A data quality framework applied to e-government metadata: A prerequsite to establish governance of interoperable e-services.”

Med Skatteetatens modell som allerede bestod av over 80 000 noder, var behovet for automatisering av kvalitetskontroll stort. Behovet for å kunne analysere avhengigheter mellom begreper kom tydelig frem. Ved å etablere verktøystøtte for visualisering fikk vi frem nye muligheter. Vi hadde gjennom arbeidet erfart at det var mange regler på sammenhenger mellom begreper som ville være nyttig å jobbe mer med. Disse avhengighetene var vanskelig å lage tydelige logiske regler for. Vi valgte å jobbe med visualisering av grafen for å kunne hjelpe brukere å forstå sammenhengene, samt hjelpe dem å se etter mønstre som kunne danne grunnlag for nye logiske regler. Sett fra et informasjonsforvaltningsperspektiv og basert på livssyklusprosessen var det viktig å forstå konsekvensen av å endre et begrep, legge til et nytt, slette, hvordan vil endring påvirke andre begreper. Og hvordan vil historiske og gjeldende data, IT-systemer og rutiner bli påvirket av endringer i begrepsmodellen. Ved bruk av metoder og verktøy fra fagområder som grafteori med tilhørende open source verktøy for rettede grafer, sosiale nettverk og 3D grafer skapte vi nye muligheter for forvaltning og kvalitetssikring av begrepssystemer. Erfaringene fra dette arbeidet ble presentert i paperet «Visualization of Complex Relations in E-Government Knowledge Taxonomies.»

• Per Myrseth, Jørgen Stang and Vibeke Dalberg (Det Norske Veritas): A data quality framework applied to e-government metadata: A prerequsite to establish governance of interoperable e-services. The International Conference on E-Business and E-Government (ICEE2011), Shanghai, May 2011.
• Per Myrseth, Jørgen Stang, David Skogan: Visualization of Complex Relations in E-Government Knowledge Taxonomies. International Conference Information Visualisation. 12.-15. July 2011, London.

Siden dette arbeidet ble gjennomført har arbeidet med begreper og begrepsmodeller fått økt oppmerksomheten. Noen eksempler er:

• DIFI har levert følgende innen metadataområdet de siste par årene:
  • Utkast til nasjonal strategi for metadata til FAD, juni 2011.
  • Egne web-sider om metadata, se “Difi og metadata”
  • Standard for begrepsbeskrivelse
  • Utredning: Prosess for begrepskoordinering
• SKD har etablert en egen gruppe som jobber med Generisk Metamodell Skatt, som består av ca 6 årsverk (2013).
• NAV har pågående arbeid på begrepsmodeller i forbindelse med sitt moderniseringsprogram
• SSB har lansert sin Nye SSB, hvor SSBs metadatasatsning kommer godt frem
• SERES og Altinn er organisert som en organisasjon hos Brønnøysundregistrene for å sikre at metadata og metadataforvaltning knyttes tettere til tjenesteutvikling i Altinn.

Per i 2013 er det flere etater som er i gang med å etablere sine forvaltningsregimer for begrepsmodeller. Semicolons leveranser «Livssyklusprosess for definisjon og vedlikehold av begrepssystemer» og papers som beskriver rammeverk for metadatakvalitet gir gode innspill til både enkeltetater, DIFI og offentlige felleskomponenter.

Det eksisterer mye dokumentasjon på terminologi- og begrepsarbeid, både generelt og spesielt. Semicolon har sammenstilt denne dokumentasjonen og udokumenterte erfaringer fra etatene i en helhetlig livssyklus prosess for begrepssystem.

Figuren nedenfor beskriver Semicolons forslag til et begrepssystems livssyklusprosess med tilhørende hovedprosesser. Prosessen er iterativ, ettersom begrepene vil være i konstant endring, noe som illustreres i hovedprosess 4 (Endringshåndtere). Det er primært en forvaltningsorganisasjon som håndterer begrepssystemet i det daglige, men typisk er det en prosjektorganisasjon som arbeider frem den initielle versjonen, og ved større endringer vil det også kunne være nødvendig å opprette en prosjektorganisasjon.

Figur – Begrepssystemets livssyklus

Her følger en kort beskrivelse av de ulike hovedprosessene, mens de blir mer utførlig beskrevet i kapitlene i rapporten:

1. Utarbeide: Forbered og gjennomfør utvikling og representasjon av begrepssystemet. Valider og verifiser det. Send det eventuelt på høring. En myndighetsrolle tar beslutningen om begrepssystemet skal settes i drift. Deretter blir det versjonert og publisert.
2. Implementere: Planlegg utrulling, og klargjør for praktisk bruk. Utrulling av begrepssystemet på teknisk-, organisasjons- og bruksnivå, inkludert opplæring.
3. Forvalte: Drift begrepssystemet teknisk, og håndter det organisatorisk. Realiser gevinster.
4. Endringshåndtere: Identifiser endringsbehov, anbefal kandidat for endring, og analyser og planlegg endringen. Vurder om det er behov for å etablere et prosjekt for å få gjennomført endringen, eller om forvaltningsorganisasjonen kan håndtere den. Gjennomfør endringen, implementer den, og forvalt det nye begrepssystemet.
5. Kvalitetssikre: Begrepssystemet bør kvalitetssikres både pro-aktivt, re-aktivt og kontinuerlig under dets livssyklus.

Prosessen er utførlig beskrevet av Vibeke Dalberg, Per Myrseth og Jim Yang i dokumentet: Livssyklusprosess for utarbeidelse og forvaltning av begrepssystemer, februar 2011. Visio begrepsmodell.

Livssyklusprosessen er brukt og evaluert i flere av casene i Semicolon som omhandler begrepsdefinisjoner: Akuttmedisinsk kjede, Enhetsregister, Regnskapsregister.

Semicolon fikk i 2008 i oppdrag å utarbeide en metadatamodell for Skatteetaten. Det ble besluttet at området Lønns- og trekkoppgaver (LTO) var godt egnet for en analyse.

Analysen viste at dokumentasjonen av LTO er fragmentert og implisitt. Det er ikke ett sted å gå for å få oversikt over LTO produksjonsprosess, involverte systemer og informasjon. Kvaliteten på dokumentasjonen Semicolon har fått om LTO i SKD gir i seg selv en indikasjon på at kvaliteten på LTO i SKD kan bedres.

Det ser ut til at mye kunnskap om Skatteetatens produksjonsprosesser og -systemer sitter i med­arbeider­nes hoder som intellektuell kapital. Dette er kunnskap som forsvinner ut av dørene når medarbeiderne går hjem om ettermiddagen, når de finner seg en annen jobb utenfor etaten eller blir pensjonister. For at kunnskapen skal forbli i etatens eie, er det kritisk nødvendig at den intellektuelle kapitalen omdannes til strukturkapital i form av lett tilgjengelig og forståelig dokumentasjon.

Skatteetatens strategier sier at man både skal samarbeide med andre og på tvers i egen etat, samt legge til rette for at egen informasjon og løsninger skal kunne brukes av andre. Etaten skal videre utnytte IT-systemene, bidra til å skape bedre tjenester for brukerne og å skape en mer effektiv offentlig sektor. Alle disse elementene leder fram til behov for bedre intern oversikt og kontroll samt tilrettelegging for samarbeid.

Riksrevisjonen peker på at potensialet for elektronisk informasjonsutveksling i forvaltningen generelt er dårlig utnyttet. Riksrevisjonen sier blant annet at mange offentlige virksomheter sitter på informasjon av verdi for andre offentlige virksomheter, og en bedre utnyttelse av denne informasjonen kunne bidratt til sikrere, raskere og mer effektive tjenester til privatpersoner og næringsliv. Riksrevisjonen sier at for å øke utbredelsen av automatisert elektronisk utveksling av informasjon, må eksisterende informasjon i forvaltningen identifiseres og tilrettelegges for slik utveksling.

Det er indikasjoner på Skatteetaten har utfordringer både på kapasitet og kvalitet i IKT-arbeidet. Semicolon anbefaler at det må settes i gang aktiviteter for å skaffe bedre oversikt og dokumentasjon av dagens produksjonsløsninger.

Semicolon anbefaler at

• SKD initierer et arbeid med å forankre forståelse av betydning av informasjonsmodellering
• SKD initierer et arbeid med metadatastrategi med tilhørende handlingsplaner
• SKD initierer et arbeid med utarbeidelse av virksomhetsmodell
• SKD initierer et arbeid med utarbeidelse av informasjonsmodell

Analysen er dokumentert i en rapport.

SKD har siden denne analysen ble gjennomført opprettet en gruppe som arbeider med metadata, begrepsdefinisjoner og informasjonsforvaltning. Etaten arbeider med å etablere et rammeverk for informasjonsmodellering i Skatteetaten – kalt GMS (Generisk Metamodell Skatt).

Mange kommuner har etablert skjemaløsning på nett, men løsningene er i liten grad basert på integrasjon med sak/arkiv- og fagsystemer. KS (Kommunesektorens organisasjon) har etablert et standardiseringsråd for å forvalte og utvikle standarder med betydning for kommunal sektor. Et av de viktigste områdene for standardisering gjelder grensesnitt for integrasjon mellom ulike IKT-løsninger innenfor kommunal sektor. Disse grensesnittene ønsker KS å utvikle i samarbeid med pilotkommuner og leverandører av løsninger for et utvalg tjenester.

KS har gjennom prosjektet «Kommunale tjenester på nett» aktivt arbeidet for å oppnå integrasjon basert på åpne standarder for deltakerkommunene. Etter initiativ fra flere av leverandørene som deltok i prosjektet, etablerte KS et prosjekt med sikte på å utvikle en standard for integrasjon mellom IKT-systemer i kommunesektoren (KS Resultat XML). Begrepet «standard» har her betydningen «kommunal anbefaling» eller «kommunal forvaltningsstandard».

Prosjektet fikk prosjektstøtte fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD), i tillegg til at deltakerne i prosjektet har bidratt med betydelig egeninnsats. Våren 2008 ble også prosjektet innlemmet som case i Semicolon-prosjektet.

Standardisering av datafangst mellom skjermdialog-, sak/arkiv- og fagsystemer involverer potensielt mer enn 200 tjenester, fordelt på alle kommunale tjenesteområder. Prosjektet hadde som ambisjon å gjennomføre valgt standardiseringsmetodikk for 3 prioriterte kommunale tjenester, valgt ut i fra effektiviseringspotensial, utbredelse og mulighet for gjenbruk av design. Disse tjenestene er:

1. Søknad om barnehageplass
2. Søknad om SFO-plass
3. Innmelding i 1. klasse

På grunn av at tildelte midler ble mindre enn omsøkt, ble ambisjonsnivået senket. Tjenesten ”Inn­melding i 1. Klasse” ble dermed utelatt. Antall deltakende pilotkommuner ble også redusert fra 3 til 2.

Metodikken er imidlertid utviklet så generisk at den kan gjenbrukes på andre tjenester, samt unngå leverandørbindinger knyttet til integrasjon.

Følgende dokumenter ble utarbeidet.

• Informasjonsmodell og veiledning for bruk av XML Schema for barnehagesøknad og oppvekst. Versjon kandidat 1.0. KS, 15. januar 2009.
• Metode og retningslinjer for informasjonsmodeller for elektronisk samhandling i kommunal sektor: KS Resultat XML metode. Versjon kandidat 1.0. KS, 15. januar 2009.
• Prosjekt for standardisert integrasjon mellom IKT-systemer i kommunesektoren. KS Resultat XML. Versjon 1.0. 30. januar 2009.
• Pilot for søknad om SFO-plass. Bærum Kommunes Proof of Consept på mellomvare. 15.01.2009.

Informasjonsforvaltning og lenkede åpne data

Semicolon har helt siden starten av prosjektet arbeidet med problemstillinger knyttet til begrepsdefinisjoner, informasjonsforvaltning, utveksling av informasjon og tilgjengeliggjøring av data og informasjon.
I det følgende presenteres noen aktiviteter og resultater.

Resultat-XML
Analyse av metadataarbeid i Skatteetaten
Livssyklusprosess for begrepssystemer
Metoder for metadatakvalitet
SERES-modellering
Åpne data
Utveksling av informasjon mellom offentlige etater