Semicolon fikk i 2008 i oppdrag å utarbeide en metadatamodell for Skatteetaten. Det ble besluttet at området Lønns- og trekkoppgaver (LTO) var godt egnet for en analyse.
Analysen viste at dokumentasjonen av LTO er fragmentert og implisitt. Det er ikke ett sted å gå for å få oversikt over LTO produksjonsprosess, involverte systemer og informasjon. Kvaliteten på dokumentasjonen Semicolon har fått om LTO i SKD gir i seg selv en indikasjon på at kvaliteten på LTO i SKD kan bedres.
Det ser ut til at mye kunnskap om Skatteetatens produksjonsprosesser og -systemer sitter i medarbeidernes hoder som intellektuell kapital. Dette er kunnskap som forsvinner ut av dørene når medarbeiderne går hjem om ettermiddagen, når de finner seg en annen jobb utenfor etaten eller blir pensjonister. For at kunnskapen skal forbli i etatens eie, er det kritisk nødvendig at den intellektuelle kapitalen omdannes til strukturkapital i form av lett tilgjengelig og forståelig dokumentasjon.
Skatteetatens strategier sier at man både skal samarbeide med andre og på tvers i egen etat, samt legge til rette for at egen informasjon og løsninger skal kunne brukes av andre. Etaten skal videre utnytte IT-systemene, bidra til å skape bedre tjenester for brukerne og å skape en mer effektiv offentlig sektor. Alle disse elementene leder fram til behov for bedre intern oversikt og kontroll samt tilrettelegging for samarbeid.
Riksrevisjonen peker på at potensialet for elektronisk informasjonsutveksling i forvaltningen generelt er dårlig utnyttet. Riksrevisjonen sier blant annet at mange offentlige virksomheter sitter på informasjon av verdi for andre offentlige virksomheter, og en bedre utnyttelse av denne informasjonen kunne bidratt til sikrere, raskere og mer effektive tjenester til privatpersoner og næringsliv. Riksrevisjonen sier at for å øke utbredelsen av automatisert elektronisk utveksling av informasjon, må eksisterende informasjon i forvaltningen identifiseres og tilrettelegges for slik utveksling.
Det er indikasjoner på Skatteetaten har utfordringer både på kapasitet og kvalitet i IKT-arbeidet. Semicolon anbefaler at det må settes i gang aktiviteter for å skaffe bedre oversikt og dokumentasjon av dagens produksjonsløsninger.
Semicolon anbefaler at
- SKD initierer et arbeid med å forankre forståelse av betydning av informasjonsmodellering
- SKD initierer et arbeid med metadatastrategi med tilhørende handlingsplaner
- SKD initierer et arbeid med utarbeidelse av virksomhetsmodell
- SKD initierer et arbeid med utarbeidelse av informasjonsmodell
Analysen er dokumentert i en rapport.
SKD har siden denne analysen ble gjennomført opprettet en gruppe som arbeider med metadata, begrepsdefinisjoner og informasjonsforvaltning. Etaten arbeider med å etablere et rammeverk for informasjonsmodellering i Skatteetaten – kalt GMS (Generisk Metamodell Skatt).