Prosess for utveksling av informasjon mellom offentlige etater (UDI caset)

Utlendingsdirektoratet (UDI) har i 2011/2012 gjennomført et prosjekt hvor de har gått fra en manuell innhenting av data fra bla. Skatteetaten, til en digital innhenting av samme data.

Dette har medført endringer i arbeidsrutiner hos etatene, nye brukergrensesnitt for saksbehandlere og integrasjon mellom saksbehandlingssystemer på tvers av etater.

I Semicolon prosjektet har vi prøvd å beskrive og dokumentere den prosess UDI har vært igjennom for å få etablert en digital samhandling. Vi har generalisert og trukket på erfaringer og kunnskap fra tidligere prosjekter i vår beskrivelse av “Rutiner for etablering av og endring av elektronisk samhandling”.

Motivasjonen for å lage disse rutinene er at etablering av digital samhandling ofte er mer krevende enn en ofte antar ved oppstart. For å bedre suksessraten for denne type prosjekter ble Semicolon utfordret til å utarbeide tiltak som kan øke suksessraten for slike prosjekter.  For å oppnå digital informasjonsutveksling er det viktig å oppnå enighet mellom de som skal utveksle informasjon på flere nivåer.

I de maler og sjekklister som er utviklet, er det beskrevet en prosess frem til arbeidet med teknisk interoperabilitet. Dette prosjektet har ikke vurdert hvordan en ren teknisk løsning utvikles, eller hvordan kommunikasjonen mellom systemene foregår.

Informasjonsutvekslingsfasen er delt inn i tre forskjellige steg:

1. Analyse
2. Planlegge
3. Implementere

Prosjektet har fokusert på steg 1 og steg 2.

Prosjektet har utviklet forslag til en samhandlingsprosess mellom de organisasjoner som ønsker å utveksle informasjon i sin saksbehandling digitalt med sine samhandlingsaktører. Det er utviklet to avtaler, en intensjonsavtale om samarbeide[1], og en utvekslingsavtale[2].

Prosjektet har også utviklet et sett med sjekklister og maler. Malene skal beskrive informasjon som bør innhentes gjennom prosjektet, målet er at når sjekklisten er gjennomført og malene er fylt ut vil behovene for informasjonsutveksling og samspillet mellom etatene være godt dokumentert. Det vil også foreligge en kontrakt med vedlegg som regulerer og beskriver hvilken informasjon som skal utveksles og hvordan denne utvekslingen skal foregå.

Malene og sjekklistene er bygget på følgende prosess:

1. En enhet ser et forbedringspotensiale i sine egne prosesser ved å motta informasjon fra andre digitalt.
2. Dette forbedringspotensiale og gevinstmulighet etableres i egen organisasjon
   • Det settes av ressurser til å gjennomføre første fase i prosjektet.
3. Egen saksbehandling dokumenteres og beskrives, for hvert beslutningspunkt i saksbehandlingen dokumenteres hvilke informasjon som trengs for å fatte en beslutning, hvilken informasjon trengs fra andre etater som informasjon inn i beslutningen. Reglene for beslutningen skal også beskrives. Målet med å beskrive saksbehandlingskjeden er at alle etater som sitter på informasjon som det er behov for skal være identifisert.
4. Alle etater som kan avgi informasjon inn til saksbehandling kontaktes, med mål om å undertegne en intensjonsavtale.
5. Når intensjonsavtale er undertegnet starter arbeidet med å identifisere hvilket lovverk som regulerer og kan påvirke utvekslingen av informasjon. Hvis nødvendig må det startes en prosess for å endre lover eller forskrifter.
6. Begrepene som ligger til grunn for å beskrive informasjonen som skal utveksles må også defineres og harmoniseres. Det er viktig at både den enhet som skal motta og den enhet som skal avgi informasjon har samme forståelse for hvilken informasjon som skal utveksles.
7. Når juridiske, organisatoriske og semantiske avklaringer er gjennomført, bør dette være tilstrekkelig godt dokumentert til at en endelig samarbeidsavtale kan undertegnes.
8. Hver enkelt enhet må nå utvikle de grensesnitt som er nødvendig for å kunne utveksle den informasjon de har blitt enige om.

Det er mulig å gjennomføre prosjekter for utveksling av informasjon uten å starte hele det apparatet som er beskrevet i UDI caset. Semicolon og DIFI samarbeider nå med å få frem enklere maler og sjekklister for mindre og mer oversiktlige samhandlingsprosjekter.

Sentrale leveranser fra caset er:

• [1] Semicolon Intensjonsavtale v1.0
• [2] Semicolon Avtale om elektronisk utveksling av opplysninger mellom offentlige etater v 1.0
• Semicolon Sjekkliste e-samhandling v1.0
• Semicolon Veiledning e-samhandling v1.0

For mer informasjon kontakt:

• Per Myrseth
• Erlend Øverby
• Thom-Kåre Granli